Travail En Open Space

Travail en open space : comment tirer profit de votre environnement ?

Même si la tendance s’est quelque peu ralentie, depuis le nouveau millénaire, le travail en open space s’est imposé comme la norme dans une majorité d’entreprises. En Europe, c’est un peu moins de 60%[1]  qui y ont recours pour 70% aux Etats-Unis. Derrière ces chiffres se cache une réalité, celle de la remise en cause des de cette organisation spatiale et de ses avantages.

Si certains perçoivent l’open space comme un outil d’amélioration des interactions, de la collaboration et de la  créativité, d’autres n’y voient que des aspects négatifs : bruit permanent, difficulté de concentration, intimité réduite et augmentation du stress.

Alors, faisons ensemble un petit état des lieux avant d’envisager les solutions pour améliorer la performance individuelle et collective en apprenant à tirer profit de cet aménagement.

Le travail en open space : pour ou contre ?

Les avantages

Un avantage indéniable pour les entreprises est bien évidemment la diminution des coûts.

Plus proche des utilisateurs, un atout majeur régulièrement présenté lors de la création d’espaces ouverts est de favoriser l’interaction et la collaboration.  Toutefois, un sondage mené par un cabinet américain d’architectes (Gensler) met cet argument en question.  Selon cette étude, lorsque la concentration des travailleurs baisse, ceux-ci peinent à travailler en équipe et à se socialiser dans le cadre de leur relation de travail.

Un autre avantage souvent prêté au travail en open space est de favoriser la productivité et la créativité.  Mais là aussi cet argument trouve ses détracteurs.  Ainsi une large enquête menée dans le milieu du travail par le Journal of Environmental Psychology concluait que « l’argument en faveur de l’open space selon lequel il favorise l’enthousiasme et la productivité semble n’avoir aucune base académique ».  Par ailleurs, selon une autre étude réalisée par la société de conseils Deloitte, seulement 47 % des employés estiment que cet environnement leur permet d’être « productifs » ou « créatifs ».

D’autres aspects positifs sont encore régulièrement mis en avant :

  • une communication favorisée ;
  • une intégration plus rapide des nouvelles recrues ;
  • un espace de brainstorming permanent permettant de prendre des décisions rapides et efficaces ;
  • une hiérarchisation moins figée ;
  • une meilleure circulation des informations. (L’espace ouvert permet d’être au courant de tout ce qui se trame dans l’entreprise et d’apprendre des techniques différentes de vos collègues).


Les inconvénients

Pour beaucoup[2] travailler en open space  favorise la déconcentration.

Le bruit, les interactions, les interruptions, etc., nuisent à la concentration. Un employé distrait met entre dix et vingt minutes pour retrouver un état de pleine concentration.  Au final, les employés travaillant en espace ouvert seraient 15 % moins productifs que ceux installés dans des bureaux privatifs.

Déjà en 2000, une étude de l’université de Cornell à New York montrait que les travailleurs étaient plus stressés, moins motivés et moins créatifs dans un espace ouvert.

Selon des informations rapportées par CNN,  évoluer dans un espace familier permet d’améliorer la mémoire et donc les facilités de mémorisation et de restitution, à contrario des espaces ouverts.

Un autre argument en défaveur de l’open space est l’amplification des incivilités, telle l’utilisation excessive du smartphone.  Selon un sondage publié le 5 novembre 2015 par le cabinet de prévention Eleas, 58% des salariés interrogés constatent que le travail en open space favorise les incivilités, « une perception identique, quel que soit le secteur d’activité, la taille de l’entreprise ou l’âge des salariés ».

A propos de l’âge, s’il ressort de certaines études que les moins de 35 ans éprouveraient moins de réticences à l’égard des nouveaux modes de travail. Selon la chercheuse Maria Konnikova dans le New Yorker : « Ils sont plus ouverts à la distraction comme norme sur le lieu de travail. Ils ne sont pas à l’abri de la baisse de la performance causée par la surcharge d’informations qui caractérise un environnement ouvert. »

D’autres inconvénients sont également cités tels que

  • le manque d’intimité ;
  • la pression liée à l’image de soi ;
  • la température ambiante inadaptée ;
  • le « flicage »
  • ou l’exacerbation des difficultés relationnelles.

 

Faut-il faire machine arrière ?

Face à ce constat, certaines sociétés décident de faire machine arrière. Comme l’entreprise américaine Wilbit qui a récemment témoigné de son retour en bureaux fermés et des bienfaits de ce changement sur l’efficacité de ses employés.

En France, 90% des personnes interrogées privilégieraient un espace de travail individuel s’ils en avaient le choix.

Selon l’étude précitée réalisée par la firme Regus, 88% des employés belges (80% au plan mondial) considèrent que travailler dans un espace semi cloisonné permet une meilleure concentration et 79% (74% dans l’ensemble du monde) des personnes interrogées pensent également que ce type d’espace est la configuration idéale en terme de productivité.

 

Comment (re)prendre du plaisir dans un open space ?

Sans aller jusqu’à repenser ce mode de fonctionnement, voici quelques pistes pour améliorer la qualité de vie au travail en espace ouvert.

  1. Diminuer les nuisances sonores.

En raison de l’accumulation des sources de bruit, l’oreille est soumise à  un grande palette de décibels.

Nous sommes tous différents dans notre sensibilité par rapport au bruit.  Dès lors, il convient de  promouvoir le rôle et la responsabilité de chacun dans la création d’un espace de travail convivial où les incivilités sont à proscrire.  Les mauvaises manières risquent de gâcher l’ambiance de travail.

Aussi, il est primordial de définir, ensemble, un guide des bonnes pratiques à adopter par chacun.

En voici quelques-unes pour rappel :

–  Se déplacer ou envoyer un message pour interpeller votre collègue situé à  l’autre bout du plateau au lieu de l’interpeler à haute voix.

– Privilégier la discrétion. Les remarques désobligeantes ou provocantes à  haute voix sur un plateau ne sont pas de nature à souder l’équipe.

– Diminuer ou couper la sonnerie de votre téléphone, des alertes email ou rappels d’agenda. Et ne pas oublier de brancher votre ligne fixe sur messagerie en cas d’absence.

– Eviter autant que possible tout bruit inutile : sifflement, chantonnement, claquement des tiroirs, … et se déplacer d’un pas léger.

– Autant que possible, passer les appels privés ou y répondre en dehors de l’espace ouvert.  Ces conversations sont personnelles après tout 😉

– De manière plus générale, prendre l’habitude de baisser d’un ton lors des appels téléphoniques. Cela favorisera l’attention de votre correspondant.

  1. Exprimer ses besoins.

Si vous éprouver de réelles difficultés de concentration à cause du bruit, n’hésitez pas à  demander à vos collègues un peu plus de calme. La communication assertive est évidemment de mise. Contextualisez toujours votre demande. Par exemple : « J’ai vraiment besoin de concentration pour terminer ce rapport que je dois présenter à  la direction demain.  Merci de m’apporter votre soutien en parlant plus bas. ».   

N’attendez jamais de perdre votre calme avant de réagir  et, si nécessaire, ayez une discussion ferme avec votre collègue en dehors de l’open space.

Si vous ne parvenez pas à le raisonner vos collègues, cherchez à vous isoler.  En dernier recours, allez voir votre hiérarchie.

  1. S’isoler quand nécessaire.

Lorsque la situation en open space devient intenable, essayez de vous isoler un maximum. A cet effet, utilisez une salle de réunion libre ou un petit aquarium pour terminer votre dossier ou passer un coup de téléphone important à un client. Servez-vous aussi de ces pièces pour organiser des réunions en petit groupe et les discussions orageuses.

Par ailleurs, il est toujours possible de s’isoler virtuellement grâce à des obturateurs d’oreilles ou un casque audio (ou anti-bruit). Une autre astuce que chaque salarié peut facilement mettre en place, c’est l’utilisation de code couleur indiquant son niveau de disponibilité. Une signalétique peut ainsi symboliser les trois états : « ne pas déranger »,  » ne déranger que pour des urgences » et « disponible ».

Vous pouvez également optimiser les heures creuses en décalant votre pause-déjeuner ou en profitant d’un horaire flexible quand il est de rigueur dans votre organisation.

Enfin, rien ne vous empêche de demander à télé-travailler. Selon l’étude « Les Français et le télétravail » réalisée par Odaxa en 2015, 60%  des salariés et 71% des cadres souhaitent télé-travailler au moins un jour par semaine.  Avec les nouvelles technologies, la présence physique 5 jours semaine s’avère de moins en moins indispensable.  L’entreprise peut être également gagnante.

Attention toutefois à ce que ces mesures ne vous coupent pas des contacts, ce qui vous ferait paraître pour une personne asociale.

  1. Favoriser un espace dépouillé.

Il est compliqué d’avoir un esprit clair dans un espace encombré.  Un espace dépouillé favorise la concentration et la créativité.   Prenez l’habitude de ne pas vous étendre et classer, sans délai, les documents que vous ne traitez en ce moment.

Par ailleurs, favorisez la convivialité en faisant place nette avant de quitter le bureau. Ne laissez pas traîner de tasses, gobelets usagés, résidus de vos collations, … A ce sujet, rappelez-vous que l’espace de travail n’est pas un réfectoire.  Prenez vos repas dans l’espace réservé à cet effet ou à l’extérieur de l’entreprise.  Cela vous permettra également de mieux recharger votre énergie et de diminuer votre charge mentale.

  1. Prendre des pauses.

Travailler de nombreuses heures ne signifie pas être performant.  Pratiquement tous les outils de gestion du temps efficaces insistent sur la nécessité des pauses.

Une pause ce n’est pas aller sur votre page Facebook ou autre pendant cinq minutes.  Pour qu’elle soit régénératrice, éloignez-vous de votre poste de travail, détendez vos muscles et respirez profondément et buvez un grand verre d’eau.

Ainsi, vous offrez à votre cerveau la capacité de recharger ses batteries et d’être plus affuté pour la suite.  En outre, ces moments de détente vous permettent  de célébrer le travail déjà accompli (renforcement de la motivation et de la confiance), de mieux estimer le temps nécessaire pour terminer la tâche en cours, de conscientiser les points à améliorer et d’éventuellement vous réorganiser.

Dans un espace ouvert, plus que tout autre, une courte récréation permet de relâcher la pression et de se rasséréner afin de retrouver un haut niveau de concentration, d’attention et d’énergie.

Les temps de pause varient selon les méthodes. L’une des plus connues est la technique Pomodoro.  L’idée est de choisir une tâche précise et de se concentrer exclusivement à sa réalisation. Quatre sessions de travail de 45 minutes interrompues par des pauses de 5 minutes sont suivies d’une pause longue de 15 à 20 minutes. Cette méthode vous permet non seulement d’être plus performant mais surtout d’être moins stressé et moins fatigué en fin de journée.

 6. Profiter des avantages du travail en open space

Si les sources de nuisances sont bien présentes, elles ne doivent pas vous faire oublier les avantages que vous pouvez tirer de cet environnement.

D’un point de vue relationnel, ceux-ci sont évidents.  Non seulement le travail dans un espace ouvert favorise l’intégration plus rapide des nouvelles recrues mais également la communication  et une meilleure circulation de l’information.  D’ailleurs les personnes concernées sont nombreuses à penser que ces espaces participent à renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise et favorisent le travail collaboratif.

D’autre part, la hiérarchisation y est bien souvent moins figée vue la limitation des séparations.  A vous d’en profiter pour être remarquable, créer une connexion avec votre manager et peut-être établir les bases d’un mentorat.

Ce type d’aménagement est également une belle opportunité d’exprimer ou de développer vos capacités relationnelles et collaboratives.

A vous d’agir.

Votre environnement de travail est l’un des facteurs de votre épanouissement professionnel.  Il vous appartient d’adapter le vôtre autant que possible pour ne pas en subir les inconvénients et en tirer le maximum de bénéfices.

Pour certains ce sera l’esprit d’équipe ou la collaboration, pour d’autres ce sera une meilleure disponibilité de l’information ou encore un espace propice à la créativité. A vous de mettre votre espace à votre service.

 

[1] En Belgique, en 2015, une étude réalisée par Sdwork et coordonnée par la Louvain School of Management mettait en avant que 57,8 % des entreprises disposaient d’un open space. A l’étranger, ce ratio semble identique, voire renforcé dans les pays anglo-saxons.

[2] Selon une étude réalisée par la firme Regus et plubliée au début de cette année, 87 % des travailleurs Belges (78% au niveau mondial) trouvent les espaces ouverts assourdissants et 79 % les accusent d’être un trouble de concentration.

 

Sources :

Comment sont perçus les espaces de travail partagés en Europe ? (http://www.laminuterh.fr/article/357)
Guide de survie en Open Space (http://www.doctissimo.fr/html/psychologie/bien_avec_les_autres/travail/12923-guide-survie-open-space.htm)
Quand l’open-space change de style  (https://www.challenges.fr/emploi/quand-l-open-space-change-de-style_95371)
5 conseils pour améliorer le travail en open space (https://references.lesoir.be/article/5-conseils-pour-ameliorer-le-travail-en-open-space/)
16 conseils pour mieux supporter l’open space (http://www.journaldunet.com/management/vie-personnelle/1150733-mieux-supporter-l-open-space/)
Pourquoi il faut en finir avec l’open space (http://tempsreel.nouvelobs.com/bien-bien/20150616.OBS0908/pourquoi-il-faut-en-finir-avec-l-open-space.html)

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